Las comunidades de propietarios son responsables del tratamiento de datos desde que el RGPD entró en vigor en 2018. Sin embargo, ocho años después, muchas comunidades —y sus administradores de fincas— siguen gestionando información personal de los vecinos sin cumplir la normativa.
El resultado: la AEPD ha sancionado a más de 200 comunidades de propietarios en España, con multas que superan en conjunto 1,5 millones de euros. Los importes oscilan entre los 1.000 y los 20.000 euros, cifras que pueden resultar muy significativas para una comunidad de vecinos de tamaño medio.
¿Por qué una comunidad de propietarios es responsable de datos?
Una comunidad de propietarios trata datos personales de forma habitual:
- Nombre, DNI y datos bancarios de los propietarios (para cuotas y derramas).
- Datos de contacto de vecinos e inquilinos.
- Imágenes de sistemas de videovigilancia en zonas comunes.
- Actas de reuniones con nombres e intervenciones de los asistentes.
- Información sobre deudas de propietarios morosos.
- Datos de proveedores y trabajadores del servicio de limpieza o conserjería.
Al gestionar todos esos datos, la comunidad actúa como responsable del tratamiento a efectos del RGPD. Y el administrador de fincas, si existe, actúa como encargado del tratamiento.
Casos reales de sanciones a comunidades de propietarios
Acta de reunión publicada sin anonimizar — 15.000 €
La AEPD impuso una multa de 15.000 euros a una comunidad de propietarios de 215 vecinos porque el acta de una reunión fue publicada en el tablón de anuncios del portal con los nombres completos e intervenciones de todos los asistentes visibles para cualquiera que pasara por el edificio.
Qué falló: Las actas de reuniones de comunidades son documentos internos. Si se publican o difunden, deben anonimizarse o limitarse a los propietarios con legítimo interés. Colgarlas en el tablón con nombre y apellidos es una cesión de datos sin base legal.
DNIs y firmas compartidos con todos los vecinos — 1.000 €
La administradora de una comunidad compartió por email con todos los propietarios un escrito que contenía los NIF y las firmas manuscritas de varios vecinos que habían firmado un documento comunitario. La AEPD sancionó a la comunidad con 1.000 euros.
Qué falló: Los datos de identificación (DNI, firma) son datos personales. Compartirlos con todos los vecinos sin necesidad va más allá de lo estrictamente necesario para la gestión comunitaria.
Información sobre morosos expuesta en el tablón — sanción frecuente
Publicar en el tablón de la comunidad el nombre de los propietarios con deudas pendientes es una práctica extendida. También es una infracción.
La información sobre morosidad puede comunicarse en la junta de propietarios con las personas legitimadas a conocerla, pero publicarla en un espacio visible para cualquier visitante, repartidor o vecino circunstancial no está amparado por ninguna base legal.
Comunidad con web de administrador sin seguridad — sanción al administrador
Una comunidad fue sancionada porque su administradora de fincas tenía una página web donde se publicaban documentos de la comunidad (actas, circulares, presupuestos) sin ninguna medida de seguridad: cualquier persona en internet podía acceder a esos documentos sin clave ni restricción.
Lección: El administrador de fincas es encargado del tratamiento de los datos de la comunidad. Si sus herramientas digitales exponen datos de los vecinos, tanto el administrador como la comunidad pueden ser sancionados.
Videovigilancia en zonas comunes: un área de alto riesgo
Las cámaras en portales, garajes, piscinas y jardines comunitarios son muy frecuentes. Y muy frecuentemente mal instaladas desde el punto de vista legal.
Lo que exige la AEPD:
- Carteles informativos en cada zona vigilada, visibles antes de acceder.
- Las cámaras deben enfocar únicamente zonas comunes del edificio, nunca la vía pública (más allá del mínimo imprescindible para cubrir la entrada al inmueble).
- Las imágenes deben conservarse un máximo de 30 días.
- Debe existir un Registro de Actividades de Tratamiento que incluya la videovigilancia.
- El acceso a las grabaciones debe estar restringido y documentado.
Lo que no puede hacer la comunidad:
- Instalar cámaras que graben el interior de viviendas o terrazas privativas.
- Usar las grabaciones para dirimir disputas vecinales sin el procedimiento adecuado.
- Conservar imágenes más de 30 días sin que haya habido un incidente que lo justifique.
El administrador de fincas y el contrato de encargo del tratamiento
Si tu comunidad tiene administrador de fincas, existe un flujo constante de datos personales entre la comunidad y la administradora: cuotas, datos bancarios, actas, comunicaciones, incidencias. Ese flujo requiere un contrato de encargo del tratamiento firmado entre la comunidad (a través del presidente) y la administradora.
Sin ese contrato, la relación carece de base legal y tanto la comunidad como la administradora están expuestas a sanciones.
¿Puede un propietario grabar a otros vecinos con su cámara privada?
Esta es una pregunta frecuente en comunidades con conflictos vecinales. La respuesta corta: depende de dónde apunte la cámara.
Un propietario puede instalar una cámara que solo capture el interior de su propiedad privativa. No puede instalar cámaras que graben zonas comunes del edificio ni mucho menos otras viviendas. Si lo hace, la AEPD puede sancionarlo a él directamente.
Checklist para comunidades de propietarios en Valencia
- El administrador de fincas tiene firmado un contrato de encargo del tratamiento con la comunidad.
- Las actas de reuniones se distribuyen solo a los propietarios y se anonimiza o restringe la información antes de publicarlas.
- La información sobre morosos solo se trata en contextos con base legal (junta de propietarios, procedimientos legales).
- Las cámaras de videovigilancia en zonas comunes tienen carteles correctos y sus imágenes se eliminan cada 30 días.
- Los documentos comunitarios digitales (actas, presupuestos) solo son accesibles con clave para propietarios.
- Existe un Registro de Actividades de Tratamiento de la comunidad.
- Los vecinos han sido informados de sus derechos en materia de protección de datos.
¿Quién paga la multa: la comunidad o el administrador?
Depende de la infracción concreta. Si el error es responsabilidad del administrador (erramienta insegura, documentos mal gestionados por su parte), la AEPD puede sancionar al administrador directamente. Si la decisión fue de la junta (publicar el tablón con los morosos, instalar cámaras sin asesoramiento), la sanción recae sobre la comunidad como responsable del tratamiento.
En cualquier caso, las multas se pagan con los fondos de la comunidad, lo que afecta directamente a todos los propietarios.
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Fuentes: AEPD resolución PS-00213-2021 (actas sin anonimizar, 15.000ª), resoluciones AEPD 2022-2024 sobre comunidades de propietarios, conversia.es, lock4data.es
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